Es beinhal­tet umla­ge­fä­hi­ge Kos­ten wie z. B. Müll­ge­büh­ren, Was­ser, Abwas­ser, Nie­der­schlags­was­ser, Hei­zungs­kos­ten, Ver­si­che­run­gen, All­ge­mein­strom, Auf­zugs­war­tung, Roll­tor­war­tung, Haus­meis­ter, Rei­ni­gungs­kräf­te, Grün­pfle­ge etc.

Anfang des Jah­res ste­hen Haus­ver­wal­tun­gen immer vor der Her­aus­for­de­rung, dass vie­le Ver­trags­part­ner der WEG (Ver­si­che­run­gen, Heiz­kos­ten­ab­rech­ner, War­tungs­diens­te etc.) Ihre Leis­tung im Vor­aus bezahlt haben möch­ten. Von den Eigen­tü­mern erfolgt die Bezah­lung der Haus­gel­der jedoch monat­lich. Dies kann zu Eng­päs­sen auf dem lau­fen­den Kon­to füh­ren. Falls nötig, kön­nen Haus­ver­wal­tun­gen hier durch die ein­ma­li­ge Ein­füh­rung einer Liqui­di­täts­rück­stel­lung gewähr­leis­ten, dass stets aus­rei­chen­de Kon­to­de­ckung zur Beglei­chung von Rech­nun­gen zur Ver­fü­gung steht. 

Hin­weis: 

Vie­le Ver­wal­tun­gen lösen die­ses Pro­blem durch einen Zugriff auf die Instand­hal­tungs­rück­stel­lung. Das ist kurz­fris­tig in Aus­nah­me­fäl­len mal mög­lich, aller­dings auf Dau­er unzu­läs­sig. 

Woh­nungs­ei­gen­tü­mer kön­nen einen Teil des Haus­gel­des als soge­nann­te haus­halts­na­he Dienst­leis­tun­gen steu­er­lich gel­tend machen. Das bedeu­tet: 20 Pro­zent der Arbeits- und Maschi­nen­kos­ten sind unter bestimm­ten Vor­aus­set­zun­gen abzugs­fä­hig und müs­sen in den Rech­nun­gen sepa­rat aus­ge­wie­sen wer­den. Dar­un­ter fal­len etwa Hand­wer­ker­kos­ten für Repa­ra­tu­ren und War­tungs­diens­te sowie sol­che für haus­halts­na­he Dienst­leis­tun­gen wie Haus­meis­ter­tä­tig­keit, Win­ter­dienst, Rei­ni­gungs­per­so­nal oder Gärt­ner. Die Kos­ten für die Ver­wal­tung der WEG hin­ge­gen sind nicht steu­er­be­güns­tigt, auch die Beauf­tra­gung eines Gut­ach­ters ist von die­ser Rege­lung ausgenommen. 

Damit die Eigen­tü­mer die Kos­ten steu­er­lich gel­tend machen kön­nen, benö­ti­gen sie vom Haus­ver­wal­ter eine Beschei­ni­gung über den Kos­ten­an­teil für ihr Mit­ei­gen­tum. Die­se ersetzt die Vor­la­ge von Rechnungen.

Der Ver­wal­tungs­bei­rat besteht gemäß § 29 Abs. 1 WEG aus einem Vor­sit­zen­den und zwei Stell­ver­tre­tern (altes Recht). 

Seit der WEG Novel­le im Dezem­ber 2020 ist die Anzahl der Mit­glie­der frei bestimm­bar. 

Meist wird er auf unbe­stimm­te Zeit gewählt, also bis die­ser zurück­tritt oder in einer Eigentümer­versamm­lung neu gewählt wird. 

Er ist der ers­te Ansprech­part­ner bei Infos, Neu­ig­kei­ten und Pro­ble­men. 

Zu sei­nen Auf­ga­ben gehört die Unter­stüt­zung des Ver­wal­ters, Kas­sen­prü­fung und Vor­ab­stim­mung zur jähr­li­chen Eigentümer­versamm­lung. 

Für den Bei­rat soll­te eine Ver­mö­gens­scha­den­haft­pflicht­ver­si­che­rung abge­schlos­sen wer­den. Die Kos­ten hier­für trägt die WEG. Oft deckt die Ver­si­che­rung des Ver­wal­ters die Bei­rä­te aller­dings mit ab. Was der WEG Kos­ten einspart.

Die Instand­hal­tungs­rück­stel­lung ver­schafft der Wohnungs­eigentümer­gemein­schaft ein finan­zi­el­les Pols­ter für plan­ba­re und nicht plan­ba­re Instand­hal­tungs­maß­nah­men und Instand­set­zungs­maß­nah­men. 

Die Höhe wird von den Eigen­tü­mern in der jähr­li­chen Eigentümer­versamm­lung fest­ge­legt. Um das Risi­ko von Sanie­rungs­staus oder grö­ße­ren Son­der­um­la­gen klein zu hal­ten, emp­fiehlt es sich stets früh­zei­tig ent­spre­chen­den vor­zu­sor­gen. Die­se Rück­stel­lung ent­spricht ord­nungs­ge­mä­ßer Ver­wal­tung und ist somit verpflichtend.

Gemäß § 45 Abs. 2 WEG ist eine vor­sorg­li­che Bestel­lung eines Ersatz­zu­stel­lungs­ver­tre­ters gefor­dert für den Fall, dass der Ver­wal­ter als geeig­ne­ter Emp­fän­ger von Schrei­ben wegen Inter­es­sens­kol­li­si­on nicht infra­ge kommt. Dies wäre der Fall, wenn er selbst als Par­tei an einem Rechts­streit betei­ligt ist. 

Müs­sen am Haus Instand­hal­tungs- oder Instand­set­zungs­maß­nah­men durch­ge­führt wer­den und ste­hen in der Instand­hal­tungs­rück­stel­lung nicht aus­rei­chend Gel­der zur Ver­fü­gung, so muss der Rest­be­trag über eine Son­der­um­la­ge finan­ziert wer­den.  

Die Höhe der Son­der­um­la­ge ins­ge­samt sagt noch nichts dar­über aus, in wel­cher Höhe wel­cher Eigen­tü­mer sich hier­an betei­li­gen muss. Der Beschluss muss daher auch den Ver­tei­lungs­schlüs­sel ent­hal­ten, nach dem sich die Zah­lungs­pflicht der ein­zel­nen Eigen­tü­mer rich­tet. Der zuläs­si­ge Umla­ge­schlüs­sel ergibt sich aus der Gemein­schafts­ord­nung. Schweigt die­se hier­zu, greift der gesetz­li­che Ver­tei­lungs­schlüs­sel (Umla­ge nach Mit­ei­gen­tums­an­tei­len) ein.

Man unter­schei­det dabei zwi­schen der ordent­li­chen und der außer­or­dent­li­chen Eigentümerversammlung. 

Im Nor­mal­fall wird ein­mal jähr­lich durch den WEG-Ver­wal­ter eine Eigentümer­versamm­lung (Etv) ein­be­ru­fen, um die übli­chen Beschlüs­se zur Jah­res­ab­rech­nung und zum Wirt­schafts­plan zu fas­sen. Außer­or­dent­li­che Eigen­tü­mer­ver­samm­lun­gen kön­nen eben­falls durch den Ver­wal­ter ein­be­ru­fen wer­den. Auch mög­lich ist es, dass Ver­wal­tungs­bei­rä­te zu einer sol­chen Ver­samm­lung ein­la­den. Die­ses Recht hat der Vor­sit­zen­de des Ver­wal­tungs­bei­ra­tes sowie der ent­spre­chen­de Stell­ver­tre­ter. Ein ein­zel­ner Eigen­tü­mer müss­te sich dafür eine Ermäch­ti­gung beim Amts­ge­richt einholen. 

Bei der Woh­nungs­ge­ber­be­stä­ti­gung han­delt es sich um ein Doku­ment, dass vom Mie­ter benö­tigt wird, um sich nach dem Ein­zug bei der zustän­di­gen Mel­de­be­hör­de ummel­den zu kön­nen. Der Ver­mie­ter ist dazu ver­pflich­tet, die­se Beschei­ni­gung aus­zu­stel­len und zu unter­zeich­nen. Es gibt kein offi­zi­ell ein­heit­li­ches For­mu­lar, jedoch muss die Woh­nungs­ge­ber­be­stä­ti­gung inhalt­lich kor­rekt und voll­stän­dig sein. 

Bei Heiz­öl han­delt es sich um Ener­gie­trä­ger, die bevor­ra­tet wer­den müs­sen. Um eine Betan­kung stets finan­zi­ell gewähr­leis­ten zu kön­nen, ist es nötig, hier­für in Höhe einer Tank­fül­lung eine ein­ma­li­ge Rück­stel­lung ein­zu­füh­ren. Gemäß Heiz­kos­ten­ver­ord­nung dür­fen nur ver­brauch­te Ener­gie­kos­ten abge­rech­net wer­den. Beim Rest­be­stand han­delt es sich um einen Ver­mö­gens­wert der Eigen­tü­mer­ge­mein­schaft. Die Rück­stel­lung befin­det sich somit immer im Tank oder durch die Haus­gel­der auf dem Kon­to der WEG und steht hier für die nächs­te Betan­kung zur Ver­fü­gung. Auch bei Pel­lets und mit Flüs­sig­gas wird so verfahren.

Der Kauf einer Eigen­tums­woh­nung geht mit dem Erwerb eines Teils der gesam­ten Immo­bi­lie ein­her. Hier gilt es zu unter­schei­den, wel­che Bestand­tei­le des Hau­ses wie und von wem genutzt wer­den dür­fen. Davon hängt wie­der­um ab, wer für die Instand­hal­tung auf­kommt. Die Rege­lun­gen hier­zu sind in der Tei­lungs­er­klä­rung ent­hal­ten. Das Son­der­ei­gen­tum umfasst das Eigen­tum an der in sich abge­schlos­se­nen Woh­nung sowie das Allein­ei­gen­tum an dazu­ge­hö­ri­gen Räu­men, die nicht zu Wohn­zwe­cken die­nen. Zusam­men han­delt es sich um das Teil­ei­gen­tum. Son­der­ei­gen­tum und der Mit­ei­gen­tums­an­teil am gemein­schaft­li­chen Eigen­tum bil­den das Wohnungseigentum.

Das Gemein­schafts­ei­gen­tum ist allen zugäng­lich und kann von allen genutzt wer­den. Dazu gehö­ren etwa die Fas­sa­de oder das Trep­pen­haus. Dar­aus lei­tet sich wie­der­um ab, dass Instand­hal­tungs­kos­ten für das Son­der­ei­gen­tum vom Eigen­tü­mer allein zu tra­gen sind und er über ent­spre­chen­de Maß­nah­men allein ent­schei­den kann. Die Kos­ten, die für das Gemein­schafts­ei­gen­tum anfal­len, wer­den hin­ge­gen gemäß der Mit­ei­gen­tums­an­tei­le auf die Eigen­tü­mer umge­legt. Zudem müs­sen sämt­li­che Maß­nah­men, die das Gemein­schafts­ei­gen­tum betref­fen, auf den Eigen­tü­mer­ver­samm­lun­gen beschlos­sen werden. 

Befin­den sich in einem Haus zwei oder mehr Woh­nun­gen, die ver­schie­de­nen Per­so­nen gehö­ren, so han­delt es sich um eine WEG. Die Mit­glied­schaft in der Wohnungs­eigentümer­gemein­schaft ist mit dem Woh­nungs­ei­gen­tum untrenn­bar verbunden.

ODER 

Es gibt auch noch das Woh­nungs­ei­gen­tums­ge­setz, Gesetz über das Woh­nungs­ei­gen­tum sowie das Dau­er­wohn­recht und Teil des BGB.